Abrechnung/Kalkulationen

Abrechnung der Fahrten

Wie die Daten für die Abrechnung erfasst werden können, ergibt sich meist aus der Wahl des Buchungsystems bzw. der Wahl des Schlüsseltresors.

1) Wenn der Zugang Autoschlüssel über einen mechanischen Tresor erfolgt, dann müssen die Mitglieder die Buchungszeiten und die Kilometerstände bei der Abfahrt/Rückgabe  in das Fahrtenbuch im Auto eintragen.
Wenn die Buchungen in der Buchungszentrale noch schriftlich in ein Fahrtenbuch eingetragen werden, dann müssen für die Abrechnung sowohl die Buchungszeiten aus dem Fahrtenbuch (Abgleich Fahrtenbuch von der Zentrale mit dem des Autos) in ein Abrechnungsprogramm per Hand eingegeben werden.
Bei dem Buchungsprogramm Elkato können die Buchungszeiten aus dem Programm in eine Tabellekkalkulation für die Abrechnung eingelesen werden ; die Kilometerstände müssen dann von Hand anhand des Fahrtenbuchs eingetragen werden.

2) Falls der Zugang zum Auto und damit zum Autoschlüssel mit einem Bord-Computer oder einem elektronischen Schlüsseltresor (Keymanager) erfolgt, dann werden alle Daten (Buchungszeit, Kilometerstände bei der Abfahrt und Rückgabe) per Handyfunk an die Buchungszentrale übertragen. Für die Abrechnung müssen die Daten also nicht per Hand in eine Tabellenkalkulation eingetragen werden. Dies vereinfachtet den Verwaltungsaufwand (Verwaltungskosten bei der Abrechnung) und ist auch nutzerfreundlicher, da das Mitglied in kürzester Zeit nach dem Abstellen des Autos die Kosten zu Hause am Computer überprüfen kann. Falls er das Auto zu spät abgegeben hat, sieht er auch gleich die Strafgebühr dafür auf einer Rechnungsvorschau hinterlegt.

Tabellenkalkulation/Deckungsbeitrag  für Carsharingautos

Mit Hilfe von Tabellenkalkulationen können  die anfallenden Kosten genau einzelnen Autos  zugeordnet werden.  Die Kostenaufstellung kann nach den unterschiedlichen Autotypten unterschiedlich ausfallen. Bei diesen Kosten werden auch carsharingspezifische Kosten aufgeführt (Kosten für Bordcomputer, Kosten für Buchungszentrale….)
Die Kosten eines Autos können aus Tabellen vom ADAC entnommen werden.
Anhand des Deckungsbeitrags läßt sich ersehen, ob die Kosten eines Autos abgedeckt sind und noch ein Überschuss vorhanden ist für Allgemeinkosten (Büro, Rechtsanwalt, Steuerberater…..)

Siehe: Deckungsbeitrag-Autoklassendurchschnitt_fürWebseite

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